Χαρακτηριστικά

Οι προς διαχείριση φάκελοι οργανώνονται σε υποθέσεις, οι οποίες ομαδοποιούνται ανάλογα με το αντικείμενο το οποίο αφορούν. Τα δεδομένα των υποθέσεων είτε καταχωρούνται από χρήστες είτε δίνεται η δυνατότητα να δημιουργούνται αυτόματα μέσω αρχείων ή μέσω διασύνδεσης (web services) με άλλα συστήματα.

Οι υποθέσεις ανατίθενται σε δυνητικά απεριόριστους Χειριστές Δικηγόρους εκ των οποίων ένας ορίζεται ως Κύριος Χειριστής. Επιπλέον σε κάθε υπόθεση μπορεί να οριστεί Coordinator, στον οποίο έχει ανατεθεί η εποπτεία των Χειριστών δικηγόρων.

Παρέχει τη δυνατότητα διαχείρισης μιας σύμβασης με πολλούς λογαριασμούς. Δίνεται η δυνατότητα κατάτμησης του χαρτοφυλακίου με βάση κριτήρια παραμετρικά οριζόμενα και σχετιζόμενα με τις υποθέσεις ή τους ενεχόμενους.

Στις Υποθέσεις συνδέονται όλες οι οντότητες του συστήματος.

Το κάθε πρόσωπο δύναται να έχει περισσότερες της μίας σχέσεις με τις υπόλοιπες οντότητες του eΠανδέκτη. Διαχείριση προσώπων με διάφορες ιδιότητες (αντίδικοι, συνενεχόμενοι, ερευνώμενοι, εκδότες/οπισθογράφοι επιταγών, χειριστές δικηγόροι, δικαστικοί επιμελητές, συμβολαιογράφοι κλπ.)

Δυνατότητα πελατοκεντρικής διαχείρισης των υποθέσεων. Συγκέντρωση των πληροφοριών ενός πελάτη σε μία οθόνη και άμεση μετάβαση, με μία κίνηση, στις συνδεδεμένες με αυτόν οντότητες.

Η Εργασία μπορεί να πάρει την μορφή Ενέργειας, Προγραμματισμένης Ενέργειας (εντολής) ή Δικασίμου.

Η κάθε εργασία μπορεί να συνδεθεί με άλλες οντότητες και να αποκτήσει παραμετροποιημένη ροή ακολουθίας προγραμματισμένων εργασιών (work flow).

Έτσι, το σύστημα μπορεί να συμπεριφέρεται σύμφωνα με τον τρόπο που είναι επιθυμητός από τον χρήστη, με τον ορισμό προθεσμιών και ακολουθιών προγραμματισμένων εργασιών.

Πέρα από την προσθήκη ενέργειας από τον χρήστη υποστηρίζεται η μαζική καταχώρηση ενέργειας σε επιλεγμένες υποθέσεις με κριτήρια του χρήστη, καθώς και η αυτόματη σύνδεση ενέργειας με όλες τις υποθέσεις στις οποίες ενέχεται ο εμπλεκόμενος της ενέργειας.

Δυνατότητα σύνδεσης εμπλεκομένων προσώπων και συνεργατών στους οποίους ανατίθεται η εκτέλεση της ενέργειας. Η εμπρόθεσμη εκτέλεση ενεργειών εξασφαλίζεται μέσω της καταχώρησης προγραμματισμένων ενεργειών, με παραμετρικά οριζόμενη προθεσμία εκτέλεσης.

Για την ασφαλή τήρηση της ροής των εργασιών μιας υπόθεσης, κατά την καταχώρηση ενέργειας, το σύστημα εμφανίζει αυτόματη πρόταση επόμενων προγραμματισμένων ενεργειών, οριζομένων παραμετρικά από τον διαχειριστή του συστήματος (workflow).

Παρακολούθηση των δικασίμων, της προετοιμασίας δικογράφων, της παράστασης στα αρμόδια δικαστήρια, εύκολη διαχείριση αναβολής μιας δικασίμου, έγκαιρη υπενθύμισή μέσω ημερολογίου.

Ιστορική εξέλιξη των δικασίμων.

Τα ακίνητα στον eΠανδέκτη περιλαμβάνουν όλη εκείνη την απαιτούμενη αναλυτική περιγραφή και δομή, έτσι ώστε να υποστηρίζεται η σύνδεση με εμπράγματες εξασφαλίσεις, έρευνες ακίνητης περιουσίας, προγράμματα πλειστηριασμών, τεχνικούς ελέγχους.

Δυνατότητα γεωχωρικής πληροφορίας και σύνδεσης με το εξειδικευμένο σύστημα Αντικειμενικών Αξιών www.eaxies.gr, της B-logica, η βάση δεδομένων του οποίου χρησιμοποιείται από το Υπουργείο Οικονομικών για τον υπολογισμό φόρων ακίνητης περιουσίας (ΕΤΑΚ, ΦΑΠ, ΕΝΦΙΑ).

Υποστηρίζεται η ολοκληρωμένη καταχώρηση των αναλυτικών στοιχείων μιας έρευνας, δηλαδή ερευνώμενου, υποθηκοφυλακείου / κτηματολογικού γραφείου, δικηγόρου έρευνας, ακινήτου, ιδιοκτητών, εμπραγμάτων δικαιωμάτων, βαρών κλπ.

Δυνατότητα αναλυτικής καταχώρησης των στοιχείων εμπράγματων εξασφαλίσεων επί ακινήτων ή τυχόν ενεχύρων που εξασφαλίζουν την απαίτηση. Η εμπράγματη εξασφάλιση επί ακινήτου μπορεί να συνδεθεί με περισσότερες από μια υποθέσεις (ενιαίο δικόγραφο) και με περισσότερα του ενός ακίνητα, καθώς και με αξιόγραφα.

Ο eΠανδέκτης υποστηρίζει την ολοκληρωμένη διαχείριση των προγραμμάτων πλειστηριασμών. Παρέχεται δυνατότητα σύνδεσης πολλαπλών καθ΄ων ο πλειστηριασμός, με σύνδεση των υποθέσεων στις οποίες αυτοί εμπλέκονται, καθώς και των στοιχείων εμπράγματων εξασφαλίσεων και ιδιοκτησιών επί των πλειστηριαζόμενων πραγμάτων.

Μηχανισμός δημιουργίας και διαχείρισης προτύπων κειμένων για την άμεση παραγωγή συχνά επαναλαμβανόμενων εγγράφων. Τα μεταβλητά πεδία του εγγράφου ενημερώνονται από το σύστημα, και η εξαγωγή τους πραγματοποιείται σε οποιουδήποτε τύπου αρχείο (word, pdf κλπ).

Η λειτουργικότητα καλύπτει την εμφάνιση των αριθμητικών πεδίων ολογράφως και την κλίση των στοιχείων των προσώπων, που αναφέρονται στο έγγραφο, στις απαιτούμενες πτώσεις, αριθμό (ενικό ή πληθυντικό) και διαφοροποίηση ανάλογη με το γένος. Ο παραπάνω μηχανισμός εξοικονομεί χρόνο για καθημερινές λειτουργίες της νομικής υπηρεσίας.

Ο eΠανδέκτης διαθέτει δικό του υποσύστημα σάρωσης και αποθήκευσης – διαχείρισης των αρχείων για εύκολη ανεύρεση και σύνδεση των εγγράφων σε άλλες οντότητες του συστήματος. Δυνατότητα δημιουργίας ψηφιακώς υπογεγραμμένων εγγράφων (PKI), εφόσον ο χρήστης διαθέτει ψηφιακή υπογραφή.

Διαχείριση των εσόδων-εξόδων ανά ενέργεια και ανά υπόθεση. Συνολική παρακολούθηση των οικονομικών όλων των υποθέσεων του eΠανδέκτη.

Σύνδεση ενεργειών με τις σχετιζόμενες δαπάνες, όπως γραμμάτιο προείσπραξης, δικαστικό ένσημο, έξοδα κίνησης κλπ. Αυτόματοι προϋπολογισμοί δαπανών σχετιζομένων με νομικά έξοδα (π.χ. γραμμάτια προείσπραξης, ένσημα) που επιτρέπουν τον προγραμματισμό των χρηματικών εκροών.

Παρακολούθηση status τιμολόγησης των ολοκληρωμένων ενεργειών. Αυτόματη παραγωγή reports για τις αμοιβές και έξοδα νομικών ενεργειών.

Ειδικό υποσύστημα για τις δικηγορικές εταιρείες, που ασχολούνται με την διαχείριση ληξιπρόθεσμων απαιτήσεων, οι οποίες ανατίθενται σε αυτές από τράπεζες ή άλλες εταιρείες.

Ο eΠανδέκτης περιλαμβάνει όλες τις διαδικασίες, από τη φάση της προσωρινής καθυστέρησης μέχρι την ολοκλήρωση των προβλεπομένων νομικών ενεργειών για την αναγκαστική είσπραξη των απαιτήσεων.

Η επικοινωνία του eΠανδέκτη με τα συστήματα του εντολέα της εταιρείας διαχείρισης απαιτήσεων γίνεται είτε με web services είτε με ανταλλαγή οποιασδήποτε μορφής αρχείων. Η ταυτοποίηση υποσχέσεων των πελατών με τις καταβολές που κάνουν, πραγματοποιείται αυτόματα με βάση κανόνες παραμετρικά οριζόμενους από τον διαχειριστή του συστήματος.

Ο eΠανδέκτης διαχειρίζεται τα προβλεπόμενα αρχεία ανάθεσης υποθέσεων καθυστερήσεων όλων των μεγάλων τραπεζών (Εθνική, Eurobank, Alpha, Πειραιώς).

Διαχείριση πρωτοκόλλου εισερχομένων-εξερχομένων εγγράφων για την υποστήριξη της διακινούμενης αλληλογραφίας. Δυνατότητα ανάθεσης του εισερχομένου εγγράφου σε αρμόδιο πρόσωπο και παρακολούθησης του status διαχείρισής του.

Ενσωματωμένο στον eΠανδέκτη, με παραμετρικό ορισμό εργασιών και χρόνου αυτόματης εμφάνισής τους. Επιλέγοντας την εργασία από το ημερολόγιο, ο χρήστης μεταβαίνει άμεσα στην καρτέλα της συγκεκριμένης εργασίας. Σε κάθε εργασία που έχει παραμετρικά οριστεί να εμφανίζεται στο ημερολόγιο, μπορούν να συνδεθούν και επιπλέον των προκαθορισμένων παραλήπτες.

Ο χρήστης μπορεί να προσθέσει στο ημερολόγιο προσωπικές συναντήσεις. Διαχείριση Υπενθυμίσεων με χρόνο εμφάνισης που ορίζεται από τον κάθε χρήστη.

Το ημερολόγιο του eΠανδέκτη συνδέεται και με προσωπικά ημερολόγια του χρήστη (π.χ. Google calendar) έτσι ώστε ο χρήστης να ενημερώνεται στο tablet ή στο smart phone του.

Ο eΠανδέκτης κάνει χρήση ενός συνόλου τεχνικών διαχείρισης, ανάλυσης και παρουσίασης δεδομένων, με σκοπό την πρόσβαση σε μεγάλους όγκους πληροφοριών για την αποτελεσματική λήψη αποφάσεων (Business Intelligence).

Με την χρήση πολυδιάστατων κύβων (multi-dimensional cube format), γίνεται εφικτή η ανάκτηση των συγκεντρωτικών πληροφοριών, ενώ παράλληλα μπορεί να γίνει drill-down στη λεπτομέρεια. Χρήση γραφημάτων (bars, pies κλπ.) για την άμεση οπτική αναγνώριση της τρέχουσας κατάστασης και την εύκολη εξαγωγή συμπερασμάτων.

Ο eΠανδέκτης χρησιμοποιεί έναν ιδιαίτερα δυνατό μηχανισμό ορισμού κριτηρίων αναζήτησης, με τον οποίο ο χρήστης μπορεί να περιγράψει σύνθετα λογικά ερωτήματα (χρήση τελεστών and, or, not) και να προβάλει μόνο τις εγγραφές εκείνες που τα ικανοποιούν. Τα αποτελέσματα των αναζητήσεων μπορούν να εξαχθούν σε αρχεία excel, pdf κλπ.

Επίσης, παρέχεται δυνατότητα αναζήτησης με λέξεις πεδίων συμπληρωμένων σε ελεύθερο κείμενο (full text search). Όλα τα ευρετήρια υποστηρίζουν προσθαφαίρεση στηλών, κατηγοριοποίηση-ομαδοποίηση και ταξινόμηση κάθε στήλης καθώς και αποθήκευση των επιλεγμένων ρυθμίσεων του χρήστη.

Ανάλογα με την πολιτική κάθε εταιρείας και εφόσον η εταιρεία επιθυμεί, για λόγους ασφαλείας και ελέγχου των ευαίσθητων δεδομένων που καταχωρούνται στην βάση, ο server μπορεί να βρίσκεται υπό τον έλεγχό της με τις εξής μορφές χρήσης: είτε εντός του LAN της εταιρείας ή του οργανισμού, δίνοντας πρόσβαση μόνο στους εσωτερικούς χρήστες, μεγιστοποιώντας έτσι τον βαθμό ασφαλείας. είτε στο cloud, σε server που ελέγχεται από την εταιρεία ή τον οργανισμό, δίνοντας πρόσβαση στους χρήστες από οπουδήποτε και αν βρίσκονται, αυξάνοντας την ευελιξία χρήσης του. Σε αυτήν την περίπτωση η πρόσβαση θα γίνεται με κρυπτογραφημένο πρωτόκολλο επικοινωνίας.